4 Cara Pimpin Meeting Biar Produktif dan Maksimal

Jakarta – Urbanreaders, siapa yang sering kehabisan ide terkait cara memimpin meeting? Akhirnya, kamu hanya mengandalkan ilmu kepemimpinan yang asal-asalan, hingga hasil meeting pun juga jadi tidak jelas.

Nah, Urbanasia sudah merangkum 4 cara yang bisa kamu coba nih. FYI aja, tips-tips ini diberikan langsung oleh beberapa pemimpin perusahaan sukses, yang dimuat pada laman resmi The New York Times. Simak sampai akhir, ya.

1. Buat Agenda yang Jelas

Sumber: Ilustrasi kantor. (Pexels/fauxels)

Agenda, tak hanya berlaku untuk menentukan hari dan jam pelaksanaan meeting. Topik meeting pun juga harus diinformasikan dengan jelas.

Topik meeting disini artinya tidak hanya secara general, melainkan hingga ke detailnya. Contohnya, apa saja yang harus dibicarakan, hasil yang diharapkan, serta siapa saja yang harus terlibat dalam sebuah meeting. Semua aspek tersebut wajib diperhitungkan agar meeting dapat terlaksana dengan sukses.

2. Peran untuk Setiap Peserta Meeting

Sumber: Ilustrasi karyawan resign. (Freepik/nomadsoul1)

Menjadi bagian dari meeting bukan berarti kamu hanya bersikap pasif dan mendengarkan. So, penting untuk mulai menetapkan peran masing-masing individu dalam sebuah meeting.

Misalnya, ada yang berperan sebagai notulen. Sementara itu, yang lainnya dapat menjadi perwakilan dari masing-masing departemen, yang nantinya mengungkapkan aspirasi mereka. Dengan begitu, setiap saran akan bisa didengar dan dicari jalan keluarnya saat meeting.

3. Mulai dan Akhiri Tepat Waktu

Sumber: Ilustrasi karyawan kantor (Freepik/drobotdean)

Ungkapan 'waktu adalah uang' itu memang benar adanya. Sebab, menghadiri meeting yang dimulai dan diakhiri di luar jadwal seharusnya sangatlah memakan waktu yang bisa digunakan untuk kegiatan lain.

Walau mungkin terlihat sepele, dengan memulai meeting 5 menit lebih lambat saja, hal ini bisa menjadi sebuah kebiasaan buruk, loh. Padahal, daripada menggunakan waktu yang berharga untuk menunggu semua peserta meeting terkumpul, kamu bisa melakukan pekerjaan lain yang belum selesai, misalnya.

4. Eksekusi Rencana

Sumber: Ilustrasi karyawan kantor (Freepik/gpointstudio)

Agar meeting tidak berakhir begitu saja, perlu adanya penutupan dengan penyampaian eksekusi rencana yang telah dibuat selama meeting. Buat daftar yang jelas, mulai dari jenis kegiatan yang harus dilakukan, penanggung jawab, dan batas waktu pelaksanaan.

Dengan melakukan hal ini, maka meeting selanjutnya akan jadi lebih ringan. Rencana-rencana yang didiskusikan pun bisa terlaksana, tidak hanya menjadi sebuah wacana.

Finally, keempat tips tadi cukup sederhana dan bisa banget diterapkan. Mulai sekarang, nggak perlu lagi khawatir meeting memakan waktu lama tapi malah nggak produktif. Tunggu tips-tips menarik seputar dunia karier lainnya, ya!