Simak! Ini Cara Penulisan Nomor Surat Resmi Lembaga yang Benar

Jakarta - Surat Dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu lembaga. Di dalamnya terdapat nomor yang harus diperhatikan karena memiliki maksud tertentu.

Nomor surat memiliki arti yang penting dalam surat resmi. Oleh karena itu, nomor tidak boleh ditulis secara asal-asalan. Di setiap huruf dan angka terdapat kode seperti jumlah surat yang dibuat, siapa yang membuat surat, kapan pembuatan surat, hingga jenis surat.

Cara Penulisan Nomor Surat Resmi

Artinya, nomor surat merupakan informasi bagi penerima surat serta pembuat surat jika ingin melakukan pengarsipan. Oleh karena itu, berikut adalah cara penulisan surat resmi agar tidak asal-asalan dalam menulisnya.

Dirangkum dalam berbagai sumber, nomer surat biasanya terdiri dari beberapa komponen yaitu.

1. Kode nomor surat

2. Nomor urutan surat yang dikeluarkan

3. Nama lembaga yang mengeluarkan surat

4. Bulan berjalan yang ditulis dengan angka romari

5. Tahun berjalan

Kelima komponen harus dibedakan dan berada pada tempat yang tepat dengan cara dipisahkan menggunakan tanda miring (/).

Contoh Menulis Nomor Surat Resmi

Pastikan nomor surat berada di bawa kop surat. Jika terdapat lampiran, nomor surat diletakkan di atas tulisan lampiran tersebut. Berikut contoh nomor surat:

08.150/DP-KM/Vll/2023 

Penjelasan:

08 - Kode nomor surat keluar.

150 - Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh lembaga.

DP-KM - Nama profil lembaga yang membuat sekaligus mengeluarkan surat.

VII - Bulan pembuatan surat yang ditulis dengan menggunakan angka Romawi.

2023 - Tahun pembuatan surat.

Format penomoran surat keluar

Jika contoh di atas terdapat “08”, berarti surat tersebut merupakan surat tugas. Berikut adalah 15 nomor surat keluar yang digunakan untuk informasi jenis surat:

• Surat Keputusan (SK): 01
• Surat Undangan (SU): 02
• Surat Permohonan (SPm): 03
• Surat Pemberitahuan (SPb): 04
• Surat Peminjaman (SPp): 05
• Surat Pernyataan (SPn): 06
• Surat Mandat (SM): 07
• Surat Tugas (ST): 08
• Surat Keterangan (SKet): 09
• Surat Rekomendasi (SR): 10
• Surat Balasan (SB): 11
• Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD): 12
• Sertifikat (SRT): 13
• Perjanjian Kerja (PK): 14
• Surat Pengantar (SPeng): 15

Nah, begitulah cara penulisan nomor surat resmi yang benar. Semoga membantu dalam menulis nomor di surat resmi!